BAM International is een van de tien werkmaatschappijen die onderdeel zijn van Koninklijke BAM Groep NV. BAM International heeft haar hoofdkantoor in Den Haag en voert multidisciplinaire projecten uit op het gebied van onder meer beton- en waterbouw, utiliteitsbouw en olie- en gasindustrie, en is actief in Amerika, Australië, het Midden-Oosten en Azië.

Opdracht
BAM International ging over op het Enterprise Resource Price (ERP)-systeem om op internationaal niveau nog efficiënter en kostenbesparend te werken. Anceaux Marketing kreeg de mooie opdracht om het ERP-systeem binnen de gehele organisatie te introduceren en het gebruik ervan wereldwijd te stimuleren. In dit proces kregen we te maken met verschillende doelgroepen en culturen. Het project omvatte een uitgebreide interne campagne met een aantal grote uitdagingen, waar we ruim anderhalf jaar met veel plezier aan hebben gewerkt. Wij maakten deel uit van een projectteam dat verantwoordelijk was de uitrol van het ERP-systeem en mochten ons focussen op het communicatiedeel van het verandermanagement.

Aanpak
We zijn gestart met een duidelijke campagnestrategie. Wat zijn precies de doelstellingen? Wie willen we bereiken? Met welke intensiteit en met welke boodschap? Hoe kunnen we van een overkoepelende strategie zakken naar een gesegmenteerde boodschap zodat we mensen niet alleen bereiken, maar ook echt raken? Oftewel: hoe gaan we mensen bewegen om het ERP-systeem te omarmen en ermee te gaan werken, rekening houdend met de verschillende problemen en culturen? Directie en overige stakeholders van BAM International keurden de campagnestrategie goed en wij konden van start met de uitrol.

Het hart van de campagne!
Een leverancier van BAM heeft een app ontwikkeld. Er is gekozen voor een app met verschillende hoofdstukken. Gebruikers kunnen zichzelf inschrijven voor het onderdeel dat zij interessant vinden. Via deze app krijgen gebruikers een melding binnen op hun mobiel als er nieuws is. De app houdt een eindeloos versturen van e-mails tegen waar je als gebruiker normaal niet op zit te wachten. Deze app was ook het hart van campagne en hier hebben we alle informatie rondom ERP neergezet.

Vervolgens hebben we drie lagen van communicatie aangehouden:

• Organisatieniveau
• Regionaal niveau
• Individueel niveau

Welk nieuws werd verspreid op organisatieniveau?
Op organisatieniveau werd met iedereen binnen de organisatie algemene informatie gedeeld over het systeem. Dus het “waarom, hoe en wat” vanuit het hoogste puntje van de organisatie (directie en management).

1. Animatiefilm ter verduidelijking
We hebben een animatiefilm ontwikkeld om iedereen goed uit te kunnen uitleggen wat ERP nou precies is en wat het doet. Deze animatiefilm is ontwikkeld door Studio Ravivo. De film werd binnen de organisatie door de diverse lagen bijzonder goed ontvangen.

2. Infographic ter verduidelijking
BAM maakt gebruik van offlinekanalen zoals magazines. Het zou een gemiste kans zijn als we daar niets in zouden plaatsen om ERP nog verder te verduidelijken. Daarom heeft Anceaux Marketing een infographic in dezelfde stijl laten ontwikkelen door Studio Ravivo. Dit sloeg goed aan binnen bepaalde regio’s zoals Azië, waar ze dol zijn op infographics.

3. Video serie over het waarom, hoe en wat van ERP
De videoserie vertelt vanuit verschillende perspectieven van de diverse stakeholders over het project. Over het “waarom” hebben we de directie laten vertellen, over het “hoe” de proceseigenaren en over het “wat” de mensen die een rol speelden bij de implementatie van het systeem. Dankzij een goede mix van mensen binnen de verschillende regio’s, wisten we de grotere massa te raken. De video serie is gemaakt door Starsound Productions.

Wat deden we op regionaal niveau?
1. Gebruikersverhalen
We zijn in de organisatie gebruikersverhalen gaan ophalen. Echte en oprechte gebruikersverhalen, met problemen, oplossingen, etc. We merkten dat deze verhalen de meeste reuring gaven binnen de organisatie. Het is heel leuk om te lezen wat je collega van iets vindt. Dat komt veel dichterbij dan het verhaal van een directielid. Daarnaast was het een goede tegenhanger voor alle ‘mooie’ verhalen. Zo kom je erachter waar mensen bij het implementatieproces tegenaan liepen. Dit soort struikelblokken zijn logisch in zo’n proces, maar door het te noemen mag het er ook echt zijn.

2. Events
We organiseerden per regio een eigen “livegang-event” waar opnieuw even kort werd stilgestaan bij het “waarom, hoe en wat” van het systeem. En dat deden we spelenderwijs met een quiz en natuurlijk taart. Dit gaf ons een heel mooie gelegenheid om in te zoomen op het enthousiasme en de trots van de mensen.

Resultaat

Hoe hebben we het resultaat gemeten? Hiervoor verzamelden we gegevens van de verschillende kanalen en zetten we een interne enquête uit. Al deze uitkomsten werden uitgebreid met directie en stakeholders besproken. Zij mochten natuurlijk ook hun input geven tijdens de eindevaluatie.

De eindconclusie was dat de campagne aantoonbaar heeft bijgedragen aan de succesvolle implementatie van het ERP-systeem binnen alle onderdelen en lagen van de organisatie. Bovendien hebben we advies achtergelaten over hoe BAM het verdere gebruik blijvend kan stimuleren vanuit communicatieoogpunt.

Zie hieronder enkele reacties uit de enquête, waarin we verschillende zaken toetsten om te achterhalen wat de campagne heeft gedaan:

• ‘Good initial campaign and advertising of our intent’
• ‘Improvement/ modernisation of software within the company is a good thing’
  
• ‘The introduction of the ERP promotes a sense of improvement for the company as an whole’
• ‘Communication round the project organised by a specialist, but extra here was hiring an external with lots of enthusiasm, energy and creativity’

Er kwamen interessante gegevens naar voren ten aanzien van de gebruikte kanalen. Die kunnen wij vervolgens als kennis gebruiken om de volgende campagne nog strakker te zetten.

Meer informatie? Neem contact op met Natalie Anceaux: 06-41367744 of natalie@anceauxmarketing.nl