Tag Archive for: bam international

Introducing the ERP system at BAM International


BAM International is one of the ten operating companies that are a part of Royal BAM Group NV. BAM International has its head office in The Hague and carries out multidisciplinary projects in fields such as concrete and maritime construction, non-residential construction and the oil and gas industry; the company is active in the US, Australia, the Middle East and Asia.

What was Anceaux Marketing commissioned to do?
BAM was switching to the Enterprise Resource Price (ERP) system in order to work more efficiently and economically at international level. Anceaux Marketing was given the interesting commission of introducing the ERP system throughout the entire organisation and encouraging its use worldwide. We were dealing with a variety of target groups and cultures in this process. The project consisted of an extensive internal campaign with a number of significant challenges, on which we worked with great pleasure for more than eighteen months. We were part of a project team that was responsible for the rollout of the ERP system and were able to concentrate our focus on the communication aspects of the change management.

What was our approach
We started out with a clear campaign strategy. What exactly are the goals? Who do we want to reach? With what intensity and which message? How can we go down from an overarching strategy to a segmented message so that we not only reach people, but also really affect them? In other words: how are we going to motivate people to embrace the ERP system and work with it, taking into account any problems and cultural differences. We received approval for the strategy from the board of BAM and other stakeholders and were able to start the rollout.

The heart of the campaign!
One of BAM’s suppliers developed an app. It was decided to divide the app into a number of headings. Users can subscribe to the sections they personally find interesting. This app sends news alerts to users through their smartphones. The app prevents endless sending of emails, something users generally prefer to avoid where possible. This app was at the heart of the campaign, and it was the medium we used to place all the information about ERP.

We then determined three levels of communication:

  • Organisation level
  • Regional level
  • Individual level

Which news was distributed at organisation level?
General information was shared with everyone in the organisation at organisation level. That’s to say the ‘what, why and how’ for everyone, starting at the very top of the organisation (board and management).

1. Explanatory animated film
We developed an animated film aimed at explaining efficiently what exactly ERP is and what it does. The animated film was developed by Studio Ravivo. Reactions to the film throughout the various layers of the organisation were very positive.

2. Explanatory infographic
BAM makes use of offline channels such as magazines. It would have been a missed opportunity had we not placed an explanatory article about ERP in them. So Anceaux Marketing commissioned Studio Ravivo to develop an infographic in the same style. This was particularly successful in certain regions, such as Asia, where people love infographics.

3. Video series about the what, why and how of ERP
The video series explains the project from the points of view of the various stakeholders involved. We had the board explain the ‘why’, the process owners the ‘how’ and people playing a role in the implementation of the system explained the ‘what’. Thanks to a good mix of people within the various regions, we were able to reach the majority of targets. The video series was made by Starsound Productions.

What did we do at a regional level?
1. Users’ stories
We collected users’ stories from within the organisation. Genuine and honest users’ stories, including problems, solutions etc. We noted that these stories had the most significant effect within the organisation. It’s really interesting to read what a colleague feels about something. That feels more relevant than a story by a member of the board. In addition, it was a good counterbalance for all the ‘positive’ stories. It gives you a sound idea of the problems people faced during the implementation process. Such obstacles are only to be expected in such a process but mentioning them makes them tangible.

2. Events
We organised a ‘going live event’ per region, where once more the ‘what’, why and how’ of the system were explained. We did that not too seriously, with a quiz and of course cake. It gave us a great opportunity to zoom in on the enthusiasm and pride of the people.

 

What was the result?
How did we measure the result? We gathered data from the various channels and also took an internal survey. All these outcomes were discussed in detail with the board and stakeholders. Naturally, their input was welcome during the final evaluation.

The conclusion was that the campaign had demonstrably contributed to the successful implementation of the ERP system within all sections and layers of the organisation. We also left some recommendations behind for how BAM can continue to encourage the use of the ERP from a communication perspective.

Below are some of the responses from the survey, in which we assessed a number of matters to ascertain the effect the campaign had:

  • Good initial campaign and advertising of our intent’
  • ‘Improvement/modernisation of software within the company is a good thing’
  • ‘The introduction of the ERP promotes a sense of improvement for the company as an whole’
  • ‘Communication round the project organised by a specialist, but extra here was hiring an external with lots of enthusiasm, energy and creativity’

Some interesting data was revealed with regard to the channels used, the knowledge of which we will be able to apply to make the following campaign even more effective.

More information? Get in touch with Natalie Anceaux: +31 641367744 of natalie@anceauxmarketing.nl

 

ERP systeem introduceren bij BAM International

BAM International is een van de tien werkmaatschappijen die onderdeel zijn van Koninklijke BAM Groep NV. BAM International heeft haar hoofdkantoor in Den Haag en voert multidisciplinaire projecten uit op het gebied van onder meer beton- en waterbouw, utiliteitsbouw en olie- en gasindustrie, en is actief in Amerika, Australië, het Midden-Oosten en Azië.

Opdracht
BAM International ging over op het Enterprise Resource Price (ERP)-systeem om op internationaal niveau nog efficiënter en kostenbesparend te werken. Anceaux Marketing kreeg de mooie opdracht om het ERP-systeem binnen de gehele organisatie te introduceren en het gebruik ervan wereldwijd te stimuleren. In dit proces kregen we te maken met verschillende doelgroepen en culturen. Het project omvatte een uitgebreide interne campagne met een aantal grote uitdagingen, waar we ruim anderhalf jaar met veel plezier aan hebben gewerkt. Wij maakten deel uit van een projectteam dat verantwoordelijk was de uitrol van het ERP-systeem en mochten ons focussen op het communicatiedeel van het verandermanagement.

Aanpak
We zijn gestart met een duidelijke campagnestrategie. Wat zijn precies de doelstellingen? Wie willen we bereiken? Met welke intensiteit en met welke boodschap? Hoe kunnen we van een overkoepelende strategie zakken naar een gesegmenteerde boodschap zodat we mensen niet alleen bereiken, maar ook echt raken? Oftewel: hoe gaan we mensen bewegen om het ERP-systeem te omarmen en ermee te gaan werken, rekening houdend met de verschillende problemen en culturen? Directie en overige stakeholders van BAM International keurden de campagnestrategie goed en wij konden van start met de uitrol.

Het hart van de campagne!
Een leverancier van BAM heeft een app ontwikkeld. Er is gekozen voor een app met verschillende hoofdstukken. Gebruikers kunnen zichzelf inschrijven voor het onderdeel dat zij interessant vinden. Via deze app krijgen gebruikers een melding binnen op hun mobiel als er nieuws is. De app houdt een eindeloos versturen van e-mails tegen waar je als gebruiker normaal niet op zit te wachten. Deze app was ook het hart van campagne en hier hebben we alle informatie rondom ERP neergezet.

Vervolgens hebben we drie lagen van communicatie aangehouden:

  • Organisatieniveau
  • Regionaal niveau
  • Individueel niveau

Welk nieuws werd verspreid op organisatieniveau?
Op organisatieniveau werd met iedereen binnen de organisatie algemene informatie gedeeld over het systeem. Dus het “waarom, hoe en wat” vanuit het hoogste puntje van de organisatie (directie en management).

1. Animatiefilm ter verduidelijking
We hebben een animatiefilm ontwikkeld om iedereen goed uit te kunnen uitleggen wat ERP nou precies is en wat het doet. Deze animatiefilm is ontwikkeld door Studio Ravivo. De film werd binnen de organisatie door de diverse lagen bijzonder goed ontvangen.

2. Infographic ter verduidelijking
BAM maakt gebruik van offlinekanalen zoals magazines. Het zou een gemiste kans zijn als we daar niets in zouden plaatsen om ERP nog verder te verduidelijken. Daarom heeft Anceaux Marketing een infographic in dezelfde stijl laten ontwikkelen door Studio Ravivo. Dit sloeg goed aan binnen bepaalde regio’s zoals Azië, waar ze dol zijn op infographics.

3. Video serie over het waarom, hoe en wat van ERP
De videoserie vertelt vanuit verschillende perspectieven van de diverse stakeholders over het project. Over het “waarom” hebben we de directie laten vertellen, over het “hoe” de proceseigenaren en over het “wat” de mensen die een rol speelden bij de implementatie van het systeem. Dankzij een goede mix van mensen binnen de verschillende regio’s, wisten we de grotere massa te raken. De video serie is gemaakt door Starsound Productions.

Wat deden we op regionaal niveau?
1. Gebruikersverhalen
We zijn in de organisatie gebruikersverhalen gaan ophalen. Echte en oprechte gebruikersverhalen, met problemen, oplossingen, etc. We merkten dat deze verhalen de meeste reuring gaven binnen de organisatie. Het is heel leuk om te lezen wat je collega van iets vindt. Dat komt veel dichterbij dan het verhaal van een directielid. Daarnaast was het een goede tegenhanger voor alle ‘mooie’ verhalen. Zo kom je erachter waar mensen bij het implementatieproces tegenaan liepen. Dit soort struikelblokken zijn logisch in zo’n proces, maar door het te noemen mag het er ook echt zijn.

2. Events
We organiseerden per regio een eigen “livegang-event” waar opnieuw even kort werd stilgestaan bij het “waarom, hoe en wat” van het systeem. En dat deden we spelenderwijs met een quiz en natuurlijk taart. Dit gaf ons een heel mooie gelegenheid om in te zoomen op het enthousiasme en de trots van de mensen.

Resultaat

Hoe hebben we het resultaat gemeten? Hiervoor verzamelden we gegevens van de verschillende kanalen en zetten we een interne enquête uit. Al deze uitkomsten werden uitgebreid met directie en stakeholders besproken. Zij mochten natuurlijk ook hun input geven tijdens de eindevaluatie.

De eindconclusie was dat de campagne aantoonbaar heeft bijgedragen aan de succesvolle implementatie van het ERP-systeem binnen alle onderdelen en lagen van de organisatie. Bovendien hebben we advies achtergelaten over hoe BAM het verdere gebruik blijvend kan stimuleren vanuit communicatieoogpunt.

Zie hieronder enkele reacties uit de enquête, waarin we verschillende zaken toetsten om te achterhalen wat de campagne heeft gedaan:

  • Good initial campaign and advertising of our intent’
  • ‘Improvement/ modernisation of software within the company is a good thing’
  • ‘The introduction of the ERP promotes a sense of improvement for the company as an whole’
  • ‘Communication round the project organised by a specialist, but extra here was hiring an external with lots of enthusiasm, energy and creativity’

Er kwamen interessante gegevens naar voren ten aanzien van de gebruikte kanalen. Die kunnen wij vervolgens als kennis gebruiken om de volgende campagne nog strakker te zetten.

Meer informatie? Neem contact op met Natalie Anceaux: 06-41367744 of natalie@anceauxmarketing.nl